Een telefoniste voor je installatiebedrijf, ook als je onder een ketel ligt

Een ketel in storing, een onderhoudsbeurt die eraan komt, iemand die een warmtepomp overweegt: als installateur krijg je de meeste telefoontjes precies als je handen vol zijn. Sarah neemt op wanneer jij dat niet kunt, vraagt waar het om gaat en zet alles klaar, zodat je gericht terugbelt.

Vraag Sarah aan Hoor hoe Sarah klinkt

Wat bellers vragen

Waar bellen je klanten over?

“Mijn cv-ketel doet het niet meer.”

De melding die je in de winter het vaakst krijgt. Sarah noteert wat er aan de hand is, het adres en hoe je de beller terugbelt. Gaat het om geen warmte of geen warm water in de winter, dan behandelt ze het als spoed.

“Wanneer kan de jaarlijkse onderhoudsbeurt?”

Sarah noteert het verzoek en vraagt of de beller een voorkeur heeft voor een dagdeel. Ze legt geen afspraak vast: jij belt terug en spreekt samen een moment af.

“Wat kost een nieuwe ketel of een warmtepomp?”

Sarah noemt alleen prijzen die jij zelf hebt opgegeven, precies zoals je ze hebt geschreven. Voor alles daarbuiten zegt ze dat je terugbelt met een offerte. Ze rekent niets uit en verzint geen bedragen.

“Ik heb een vraag over mijn airco, vloerverwarming of ventilatie.”

Sarah herkent waar het gesprek over gaat en zet het onderwerp in de onderwerpregel van je melding. Zo zie je in één oogopslag of het om een storing, onderhoud of een nieuwe installatie gaat.

Het bericht

Zo neemt Sarah het bericht aan

Stap 1

Sarah neemt op in het Nederlands, met de naam en de begroeting die we samen met je instellen.

Stap 2

Ze noteert naam, telefoonnummer, adres en waar het om gaat, en vraagt of de beller een voorkeur heeft voor een dagdeel. Een afspraak legt ze niet vast.

Stap 3

Direct na het gesprek krijg je een e-mail met de gegevens. In je dashboard staan de samenvatting en de transcriptie van het gesprek.

Voor een installateur telt vooral het adres. Sarah vraagt naar straat, huisnummer en postcode, en controleert de postcode meteen met de beller.

Spoed

Als het dringend is

Wat bij een installatiebedrijf als spoed geldt, staat vast. Deze situaties handelt Sarah met voorrang af:

Gaslucht of vermoedelijk gaslek
CO-alarm (koolmonoxide)
Geen warmte in de winter
Lekkage van de cv-ketel
Geen warm water in de winter
Acute lekkage of wateroverlast

Bij gaslucht of een CO-alarm zegt Sarah de beller eerst het pand te verlaten en 112 te bellen, nog voordat ze iets anders vraagt.
Bij een lekkende cv-ketel adviseert ze, als dat kan, de hoofdkraan of de vulkraan dicht te draaien en de ketel verder met rust te laten.
Sarah belooft nooit dat er iemand langskomt, en al helemaal niet wanneer. Wat ze toezegt, is dat ze het doorgeeft en dat er wordt teruggebeld.

Let op: het nummer van Sarah is geen alarmnummer.

Doorschakelen

Je houdt je eigen nummer

Zodra je eerste factuur is betaald, zetten wij een Nederlands nummer voor Sarah klaar. Je schakelt je eigen nummer daarnaar door, meestal met een code op je eigen telefoon. Welke codes je nodig hebt, zie je in je dashboard zodra je lijn live staat.

Jij kiest wanneer een oproep bij Sarah uitkomt: altijd, of alleen als je niet opneemt of in gesprek bent. Kies je altijd, dan gaat je eigen telefoon niet meer over en telt elk gesprek mee voor je minuten.

Sta je de hele dag bij klanten? Dan kun je ervoor kiezen dat Sarah alleen opneemt als jij niet opneemt of al in gesprek bent.

Wat het kost