APK, onderhoud of schade: Sarah neemt de telefoon op voor je garage

In de werkplaats hoor je de telefoon vaak niet eens. Klanten bellen over een APK, een grote beurt, winterbanden of een deuk in het portier. Sarah neemt op, noteert wat de klant wil en wanneer het hem uitkomt, en jij plant het in op een moment dat jou uitkomt.

Vraag Sarah aan Hoor hoe Sarah klinkt

Wat bellers vragen

Waar bellen je klanten over?

“Kan mijn auto volgende week voor de APK?”

Sarah noteert het verzoek en de voorkeur voor een dagdeel. Ze zegt nooit dat de afspraak vaststaat: jij belt terug om hem te bevestigen. Zo komt er niets in je planning wat jij niet zelf hebt gezien.

“Wat kost een grote beurt?”

Heb je je prijzen opgegeven, dan noemt Sarah precies wat jij hebt ingevuld, ook als dat ‘vanaf’ of ‘op aanvraag’ is. Staat er geen prijs, dan zegt ze dat je terugbelt met een offerte.

“Is mijn auto al klaar?”

Sarah kan niet in je werkplaats kijken. Ze noteert wie er belt en waarover, zodat je de klant gericht terugbelt.

“Ik heb schade aan mijn auto” of “Mijn banden moeten gewisseld worden.”

Schadeherstel en banden herkent Sarah als aparte soorten aanvragen. Het onderwerp staat in je melding, zodat je meteen ziet waar het om gaat.

Het bericht

Zo neemt Sarah het bericht aan

Stap 1

Sarah neemt op in het Nederlands, met de naam en de begroeting die we samen met je instellen.

Stap 2

Ze noteert naam, telefoonnummer, adres en waar het om gaat, en vraagt of de beller een voorkeur heeft voor een dagdeel. Een afspraak legt ze niet vast.

Stap 3

Direct na het gesprek krijg je een e-mail met de gegevens. In je dashboard staan de samenvatting en de transcriptie van het gesprek.

In je dashboard staan afspraakverzoeken, terugbelverzoeken en spoed elk in een eigen tab. Zo zie je ’s ochtends meteen welke APK-aanvragen er liggen en wie alleen even teruggebeld wil worden.

Spoed

Als het dringend is

Voor garages zijn geen aparte spoedsituaties ingesteld. Wel geldt voor elk bedrijf:

Bij brand, een medisch noodgeval of een misdrijf dat op dat moment gebeurt, zegt Sarah de beller direct 112 te bellen en neemt ze geen bericht op.
Wordt een gesprek toch als spoed herkend, dan krijg je het bericht als SPOED-melding.
Sarah belooft nooit dat er iemand langskomt, en al helemaal niet wanneer. Wat ze toezegt, is dat ze het doorgeeft en dat er wordt teruggebeld.

Let op: het nummer van Sarah is geen alarmnummer.

Doorschakelen

Je houdt je eigen nummer

Zodra je eerste factuur is betaald, zetten wij een Nederlands nummer voor Sarah klaar. Je schakelt je eigen nummer daarnaar door, meestal met een code op je eigen telefoon. Welke codes je nodig hebt, zie je in je dashboard zodra je lijn live staat.

Jij kiest wanneer een oproep bij Sarah uitkomt: altijd, of alleen als je niet opneemt of in gesprek bent. Kies je altijd, dan gaat je eigen telefoon niet meer over en telt elk gesprek mee voor je minuten.

Staat er iemand achter de balie? Laat Sarah dan alleen opnemen als die niet opneemt of al in gesprek is.

Wat het kost