Privacyverklaring Novigent

Laatst bijgewerkt: 12 september 2026

1. Wie wij zijn

Novigent levert een AI-assistent aan Nederlandse servicebedrijven. De AI-assistent neemt inkomende telefoongesprekken aan namens onze klanten, voert het gesprek, legt vast waar de beller voor belt en stuurt dat door naar de ondernemer.

Novigent is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97599697, gevestigd aan de Dr. H. Colijnstraat 666, 1067 CP Amsterdam. Voor alle vragen over privacy: privacy@novigent.nl.

2. Onze rol

Onze rol verschilt per situatie, en dat bepaalt bij wie u met een vraag terechtkunt.

Voor de gegevens van bellers — de mensen die het bedrijf van onze klant bellen — zijn wij verwerker. De ondernemer die u belt is de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens uitsluitend in zijn opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst. Vragen over die gegevens richt u aan hem, of aan ons, waarna wij ze aan hem doorgeven.

Voor de gegevens van onze klanten en van bezoekers van onze website zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerkingen beschrijft deze verklaring, en daarover kunt u rechtstreeks bij ons terecht.

3. Welke gegevens wij verwerken, en waarom

Van ondernemers die klant bij ons zijn verwerken wij de gegevens die nodig zijn om een account aan te maken en de dienst in te richten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens en de instellingen van uw AI-assistent. Sluit u een abonnement af, dan komen daar de gegevens bij die op een factuur horen — uw factuuradres en uw btw-nummer — plus een verwijzing naar het betaalmiddel dat u bij onze betaaldienst heeft vastgelegd. Uw rekeningnummer en kaartgegevens komen niet door onze systemen heen en worden door ons niet opgeslagen. Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst met u, en voor de factuurgegevens een wettelijke verplichting.

Voordat wij de dienst voor u in gebruik nemen, vragen wij bovendien uw KvK-nummer, samen met de bedrijfsnaam en het vestigingsadres zoals die bij de Kamer van Koophandel staan en met de naam en de functie van degene die namens uw bedrijf akkoord geeft. Wij hebben die gegevens om twee redenen nodig. Ten eerste staan zij in de verwerkersovereenkomst die wij met u sluiten: die overeenkomst moet aanwijzen welke rechtspersoon de opdrachtgever is, en een bedrijfsnaam alleen doet dat niet. Ten tweede gebruiken wij ze om u correct te kunnen factureren. Grondslag voor beide: de uitvoering van onze overeenkomst met u. Wij bewaren deze gegevens zeven jaar, dezelfde termijn als de facturen waar zij bij horen; waarom die termijn, staat hieronder bij het bewaren.

Novigent sluit op dit moment uitsluitend bedrijven aan die in Nederland zijn gevestigd. Uw vestigingsadres bepaalt daarom mede of wij u kunnen aansluiten. De reden is telefonie en geen belasting: onze telefonieleverancier geeft alleen een buitenlands telefoonnummer uit wanneer wij in dat land zelf een vestiging hebben.

Van bellers verwerken wij, namens onze klant, wat er in het gesprek naar voren komt: naam, telefoonnummer, eventueel een adres, waar het gesprek over ging, en de tijd en duur ervan. Van elk gesprek wordt een opname en een uitgeschreven tekst gemaakt. Daarnaast houden wij per gesprek een technisch logbestand bij dat uitsluitend kenmerken van de verwerking bevat — geen namen, geen nummers, en niet wat er is gezegd.

Van bezoekers van onze website verwerken wij alleen iets als u dat zelf in gang zet: uw e-mailadres wanneer u zich op de wachtlijst zet of de demo gebruikt, en het IP-adres en de browsergegevens van die aanvraag om misbruik tegen te gaan.

Wij verkopen uw gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en doen niet aan profilering.

4. Opname van gesprekken

De AI-assistent neemt telefoongesprekken op en zet ze om in tekst. Voordat de beller iets heeft gezegd, meldt de assistent twee dingen: dat hij met een AI spreekt, en dat het gesprek wordt opgenomen. De ondernemer kan daar een eigen zin aan toevoegen, maar deze mededeling niet vervangen of verkorten.

Wij ondersteunen Nederlands, Engels, Duits en Frans. De mededeling bestaat in elk van die talen. Merkt de assistent dat de beller een andere ingeschakelde taal spreekt, dan wordt overgeschakeld en kort herhaald dat de beller met een AI-assistent spreekt.

De verantwoordelijkheid om te zorgen dat er een geldige grondslag is voor het opnemen ligt bij de ondernemer. Novigent levert het middel om de beller te informeren.

5. De demo op onze website

Op novigent.nl kunt u zelf een gesprek voeren met onze AI-assistent. Daarvoor vult u een e-mailadres in en vinkt u aan dat u akkoord gaat met opname en uitwerking; dat vakje staat standaard uit en zonder dat vinkje start het gesprek niet. De assistent meldt aan het begin nogmaals dat u met een AI spreekt en dat er wordt opgenomen.

De opname en de uitgeschreven tekst gebruiken wij uitsluitend om onze dienst te verbeteren, en wij verwijderen ze automatisch binnen veertien dagen. Uw e-mailadres gebruiken wij alleen om contact met u op te nemen over Novigent. U bent niet verplicht de demo te gebruiken.

Laat u na afloop vrijwillig een bericht achter over wat u ervan vond, dan komt dat in een interne mailbox terecht en niet in onze database. Zet daar niets in wat u niet wilt laten staan; wij verwijderen het op verzoek.

6. Met wie wij gegevens delen

Om de dienst te leveren besteden wij een aantal functies uit: telefonie en telefoonnummers, de gespreksafhandeling door de AI, de opslag van gegevens, het hosten van onze applicatie, het verzenden van e-mail en het afrekenen van abonnementen. Met al deze partijen hebben wij afspraken over de bescherming van uw gegevens. Een actuele lijst met hun namen sturen wij u op verzoek toe via privacy@novigent.nl; klanten ontvangen die lijst bij aansluiting, als onderdeel van de verwerkersovereenkomst.

Het controleren van een adres tegen een openbaar register. Een straatnaam is aan de telefoon het moeilijkst goed te verstaan. De dienst wordt daarom zo ingericht dat zij de straatnaam niet hoeft te verstaan maar opzoekt: aan de hand van de postcode en het huisnummer die de beller noemt, in PDOK, een openbare voorziening van de Nederlandse overheid die door het Kadaster wordt beheerd. Deze functie is nog niet in gebruik; wij kondigen haar hier aan voordat zij in gebruik wordt genomen. Zodra zij dat is, gaat het om precies twee gegevens per gesprek — de postcode en het huisnummer — en om niets anders: geen naam, geen telefoonnummer, geen gespreksinhoud en niets waaruit valt af te leiden wie er belde. Het Kadaster is voor die raadpleging zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker van ons: het bepaalt zijn eigen doel en middelen, houdt zijn eigen logbestanden bij en handelt niet in onze opdracht. Wij hebben met het Kadaster daarom geen verwerkersovereenkomst, en die is voor deze raadpleging ook niet vereist. De raadpleging vindt plaats in Nederland.

De database staat in een datacentrum in Frankfurt. Een deel van de dienst — de gespreksafhandeling door de AI, het uitvoeren van onze serverfuncties, en het verzenden van e-mail — wordt uitgevoerd in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte baseren wij ons op passende waarborgen uit hoofdstuk V van de AVG. Wilt u weten welke waarborg voor een bepaalde partij geldt, dan beantwoorden wij dat met wat op dat moment is vastgesteld.

Twee dingen die wij hier uit onszelf noemen, omdat u ze anders niet zou weten.

De leverancier die de gesprekken afhandelt mag die gesprekken standaard gebruiken om zijn eigen dienst te verbeteren. Dat is zijn standaardinstelling en niet onze keuze, en het uitschakelen ervan is bij hem een aparte, betaalde module die op dit moment voor onze hele omgeving tegelijk werkt en niet per klant. Wilt u dat de gesprekken van uw bellers hiervan worden uitgesloten, neem dan contact op via privacy@novigent.nl, dan bespreken wij wat daarvoor nodig is.

De programmatuur die tijdens een demogesprek de audioverbinding in uw browser verzorgt, bevat een foutrapportagedienst van een derde die bij een verbindingsfout technische gegevens en uw IP-adres zou verzenden. Wij hebben die verbinding sinds 27 augustus 2026 geblokkeerd. Zij verzendt geen audio, geen tekst en geen e-mailadres.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Elke nacht draait een geautomatiseerde opruimtaak die verwijdert wat over de termijn is. Die taak schrijft van elke verwijdering een regel weg in ons logboek, zodat achteraf aantoonbaar is dát er is opgeruimd.

Gespreksopnames verwijderen wij binnen veertien dagen na het gesprek — die van onze klanten en die van de demo. Van een demogesprek verwijderen wij binnen diezelfde veertien dagen ook de uitgeschreven tekst. Uitgeschreven teksten en samenvattingen van klantgesprekken bewaren wij zolang de klant een actieve account heeft. Het e-mailadres dat u bij de demo of op de wachtlijst achterlaat verwijderen wij na twaalf maanden, of eerder als u daarom vraagt, samen met het IP-adres dat daarbij is vastgelegd. De technische logbestanden van gesprekken verwijderen wij na twaalf maanden.

Facturen en de administratie daaromheen bewaren wij zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft.

Uw KvK-nummer, uw vestigingsadres en het vastgelegde akkoord op onze voorwaarden en verwerkersovereenkomst bewaren wij eveneens zeven jaar. Niet omdat de fiscale bewaarplicht dat eist — die geldt hier niet — maar omdat wij zolang moeten kunnen aantonen wélke versie van welk document uw bedrijf heeft aanvaard, en met wie wij die afspraak zijn aangegaan. Wij houden die termijn gelijk aan die van de facturen omdat de gegevens uit dezelfde overeenkomst komen.

8. Beveiliging en cookies

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, gescheiden opslag per klant, en instructies aan uw browser die beperken welke externe partijen onze pagina's mogen benaderen. Geen enkele dienst kan volledige veiligheid garanderen, maar wij spannen ons in om risico's te beperken.

Wij gebruiken uitsluitend een functionele cookie, en alleen wanneer u bent ingelogd op het dashboard: die bewaart uw inlogsessie. Op onze openbare pagina's plaatsen wij geen enkele cookie. Wij gebruiken geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Omdat het om een strikt noodzakelijke cookie gaat, vragen wij daarvoor geen toestemming.

9. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Verzoeken richt u aan privacy@novigent.nl; wij reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens van een beller, dan geven wij het verzoek door aan de ondernemer die daarvoor verantwoordelijk is.

Bent u klant, dan kunt u uw account onder Instellingen → Account zelf laten verwijderen. Uw gegevens worden dertig dagen later gewist; die dertig dagen zijn bedenktijd, waarin u het verzoek nog kunt intrekken. Wat daarbij niet wordt gewist zijn uw facturen en de administratie die daarbij hoort, waaronder de verbruiksgegevens waarop een factuur berust en het administratieve spoor van de betalingen: de fiscale bewaarplicht gaat vóór een verwijderverzoek en daar kunnen wij niet van afwijken, ook niet op uw uitdrukkelijk verzoek. Wij houden daarnaast een aantekening dat uw account is verwijderd — een intern nummer en tijdstippen, geen naam of contactgegevens — omdat wij moeten kunnen aantonen dat wij uw verzoek hebben uitgevoerd. Ook het vastgelegde akkoord op onze voorwaarden en verwerkersovereenkomst blijft staan, met de tekst die u heeft aanvaard, het tijdstip, de naam en de functie van degene die namens u akkoord gaf en de bedrijfsgegevens uit die overeenkomst, waaronder uw KvK-nummer: een akkoord dat verdwijnt zodra de account wordt verwijderd, bewijst achteraf niets meer.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst is gebeurd, en bij belangrijke wijzigingen informeren wij onze klanten.

Vragen? Mail naar privacy@novigent.nl.